Privacyverklaring

Het online agenda systeem mijnonlineagenda (hierna: het "Platform") en de websites www.introlution.be, www.introlution.com, www.mijnonlineagenda.be, www.monagendaenligne.be of www.monagendaenligne.fr (hierna: de "Website") worden aangeboden door:

Introlution BVBA (hierna "Introlution", "Wij" en "Ons")
Donklaan 189
9290 Berlare
België
BTW BE0861.144.026

E-mail: support@introlution.be
Telefoon: 09 345 67 90

Aarzel niet om ons te contacteren indien je privacy-gerelateerde vragen zou hebben. Wij beloven jou een spoedig antwoord!

1. DEFINITIES

Voor het verdere verloop van deze Privacyverklaring dienen volgende begrippen te worden begrepen zoals hieronder uiteengezet:

i. Rechtstreekse Gebruiker: betreft iedere natuurlijke of rechtspersoon die in het kader van haar professionele activiteit beroep doet op de dienstverlening van Introlution en in die context een licentie heeft verkregen op het Platform;

ii. Onrechtstreekse Gebruiker: betreft iedere natuurlijke persoon die toegang verkrijgt tot het Platform via een Rechtstreekse Gebruiker en in die context persoonsgegevens vrijgeeft aan Introlution, waaronder, doch niet beperkt tot: patiënten, klanten, cliënten, leerlingen, ouders en werknemers van de Rechtstreekse Gebruiker.

Samen met iedere bezoeker van de Website worden Rechtstreekse Gebruiker en Onrechtstreekse Gebruiker de "Gebruiker" of "Gebruikers" genoemd.

2. WAAROM DEZE PRIVACYVERKLARING?

Via deze Privacyverklaring wordt iedere Gebruiker conform de geldende privacywetgeving, op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die Introlution kan doorvoeren met zijn persoonsgegevens.

Als Gebruiker stel je bepaalde persoonsgegevens ter beschikking. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat jou te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer persoonsgegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens in overeenstemming de GDPR en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de GDPR is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (General Data Protection Regulation).

Introlution behoudt het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zal duidelijk gemeld worden aan de Gebruiker. We raden de Gebruiker aan dit document regelmatig te raadplegen.

3. WIE VERWERKT DE PERSOONSGEGEVENS?

3.1. Verwerkingsverantwoordelijke

Ten aanzien van de Rechtstreekse Gebruikers treedt Introlution op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR. Introlution bepaalt alleen welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

Ten aanzien van de Onrechtstreekse Gebruikers van het Platform zal de Rechtstreekse Gebruiker zelf de hoedanigheid verwerven van verwerkingsverantwoordelijke. De Rechtstreekse Gebruiker begrijpt dat Introlution in deze context slechts als verwerker optreedt die instaat voor de goede technische werking van het Platform.

3.2. Verwerker(s)

Introlution doet beroep op zorgvuldig geselecteerde gegevensverwerkers. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Introlution doet beroep op de volgende categorieën van « verwerkers »:

  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor IT - en hostingdoeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden.

Met het oog op een optimale bescherming van de persoonsgegevens van de Gebruikers heeft Introlution de nodige contractuele afspraken gemaakt met de gegevensverwerkers die u kan terugvinden op https://www.introlution.be/nl/subverwerkers om ervoor te zorgen dat zij dezelfde hoge standaarden toepassen als Introlution.

4. OP WELKE JURIDISCHE BASIS WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

In overeenstemming met de GDPR verwerken wij persoonsgegevens van de Gebruiker op basis van volgende juridische gronden:

  • Op basis van de uitvoering van de overeenkomst zoals overeengekomen met de Gebruiker, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op zijn aanvraag; of
  • Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen, met betrekking tot het beheer van de contractuele relatie, in het bijzonder de facturatie;
  • Op basis van ons legitiem belang voor het versturen van informatie en nieuwsbrieven naar onze klanten;
  • Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming voor het versturen van promotionele aanbiedingen (direct marketing).

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT?

Introlution verbindt zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt indien je een Rechtstreekse Gebruiker bent van ons Platform:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens);
  • Contactgegevens (telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres);
  • Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
  • Elektronische identificatiegegevens (eID, IP-adres, locatie, cookies);
  • Persoonlijke bijzonderheden (geslacht, geboortedatum);
  • Referenties (wachtwoorden, ID gesynchroniseerde sociale media);
  • Inhoud (gegevens die we ontvangen via gesynchroniseerde platformen, contactformulieren, e-mails).

De Rechtstreekse Gebruiker verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan Introlution en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt Introlution zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

Indien je een Onrechtstreekse Gebruiker bent van ons Platform worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt, ten behoeve van de Rechtstreekse Gebruiker:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens);
  • Contactgegevens (telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres);
  • Rijksregisternummer;
  • Elektronische identificatiegegevens (eID, IP-adres, locatie, cookies);
  • Persoonlijke bijzonderheden (geslacht, geboortedatum);
  • Inhoud van de afspraak (type afspraak, datum, uur, reden afspraak);
  • Referenties (wachtwoorden, ID gesynchroniseerde sociale media);
  • Inhoud (gegevens die we ontvangen via gesynchroniseerde platformen, contactformulieren, e-mails).

Als Onrechtstreekse Gebruiker is het ook mogelijk om zelf persoonsgegevens te verschaffen aan Introlution. In dit geval worden deze persoonsgegevens door Introlution verwerkt, ten behoeve van de Rechtstreekse Gebruiker. Indien de Onrechtstreekse Gebruiker bepaalde persoonsgegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect verschaft, behoudt Introlution zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

Indien je een vraag stelt via ons contactformulier op de Website en/of daar een vrijblijvende demo aanvraagt verzamelen we enkel jouw persoonlijke identificatiegegevens, een contactadres en je bericht zodoende je zo snel mogelijk te kunnen contacteren om te antwoorden op je vraag of verzoek.

6. VOOR WELKE DOELEINDEN WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT?

Introlution verzamelt jouw persoonsgegevens om iedere Gebruiker van het Platform en de Website een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden. De verzameling van persoonsgegevens wordt verder uitgebreid naarmate de Gebruiker intensiever gebruik maakt van het Platform en de Website.

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van ons Platform. De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • Het efficiënt aanbieden van de functionaliteiten van ons online agendasysteem;
  • Het verschaffen van meer informatie over onze producten of het aanbieden van een vrijblijvende demo;
  • Het verschaffen van toegang tot je gebruikersprofiel;
  • Beheer van het Platform: het beantwoorden van rechtstreekse vragen; het verlenen van individuele ondersteuning; de facturatie van bijkomende diensten/producten; het aanbieden van algemene informatie, productinformatie en nieuwsbrieven; de verkrijging en verwerking van gebruikersbeoordelingen;
  • Gepersonaliseerde marketing en reclame indien je hiermee uitdrukkelijk hebt ingestemd. In dat geval staat het jou te allen tijde vrij jouw toestemming in te trekken.

7. WIE ONTVANGT JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor intern gebruik binnen Introlution. Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht worden, doorgegeven worden of gecommuniceerd worden aan derde partijen die geen gegevensverwerkers zijn, behalve indien je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven of wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is. Zo kunnen bepaalde gegevens worden doorgegeven naar platformen waarmee de Gebruiker synchroniseert om op die manier afspraken en/of contactgegevens niet opnieuw in te moeten vullen.

8. HOELANG BEWAREN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de in artikel 6 vooropgestelde doelen na te steven. Ze worden verwijderd uit de databank wanneer ze niet langer nodig zijn om deze doelen na te streven of indien de Gebruiker op geldig het recht tot verwijdering van de persoonsgegevens uitoefent.

9. WAT ZIJN JOUW RECHTEN ?

9.1. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 6. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.

9.2. Recht op inzage

Indien je jouw identiteit kan bewijzen, verkrijg je het recht om informatie te verwerven over het verwerken van jouw persoonsgegevens. Aldus heb je het recht inzage te krijgen in de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers waarnaar de persoonsgegevens worden gestuurd, de criteria die de periode van gegevensbewaring bepalen en de rechten die je kan uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

9.3. Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Het is vooreerst de verantwoordelijkheid van de Gebruiker om de nodige aanpassingen door te voeren aan zijn "Gebruikersprofiel". Men kan zich ook tot ons richten met een verzoek tot wijziging.

9.4. Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

  • Jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het vooropgestelde doel;
  • Je herroept jouw toestemming tot het verwerken van jouw persoonsgegevens en er is geen enkele andere wettelijke grondslag tot verwerken van jouw persoonsgegevens;
  • Je hebt op rechtmatige wijze een bezwaar ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Jouw persoonsgegevens worden op onrechtmatige wijze verwerkt;
  • Jouw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden op basis van een wettelijke verplichting.

Het verwijderen van persoonsgegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid; het is mogelijk dat de verwijderde persoonsgegevens tijdelijk opgeslagen blijven.

9.5. Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om beperkingen van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van persoonsgegevens, als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor Introlution om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

9.6. Recht om bezwaar te maken

Je hebt het recht je te allen tijde te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit de legitieme belangen van de dataverantwoordelijke. Introlution zal ophouden jouw persoonsgegevens te verwerken tenzij Introlution kan aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn tot het verwerken van jouw persoonsgegevens die primeren op jouw recht om zich te verzetten.

9.7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de aan Introlution verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

9.8. Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde jouw toestemming in te trekken, bijvoorbeeld wanneer je deze hebt gegeven voor direct marketing doeleinden.

10. HOE KAN JE JOUW RECHTEN UITOEFENEN?

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je een geschreven verzoek en bewijs van identiteit via aangetekende brief te sturen naar Introlution BVBA, Donklaan 189, 9290 Berlare of via e-mail aan support@introlution.be. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden, uiterlijk één (1) maand na het ontvangen van jouw verzoek.

11. MOGELIJKHEID TOT HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens door Introlution, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).